Das wohl meistgenutzte Aufmaß-Werkzeug in Deutschland ist keine Bausoftware, sondern Excel. Das ist kein Versäumnis der Branche, sondern eine rationale Entscheidung: Die Tabelle ist auf jedem Rechner vorhanden, jeder kann sie bedienen, sie zwingt niemandem einen Arbeitsablauf auf, und der Auftraggeber kann sie ohne Rückfrage öffnen.

Für einen erheblichen Teil der Projekte ist das völlig ausreichend. Wer als Einzelner ein überschaubares Gewerk abrechnet, braucht nichts anderes – und würde mit einer Fachsoftware eher Zeit verlieren als gewinnen.

Interessant wird die Frage erst dort, wo Excel nicht mehr nur unbequem, sondern strukturell ungeeignet ist. Dieser Beitrag beschreibt, wo diese Grenze verläuft und woran man sie erkennt, bevor sie in der Schlussrechnung sichtbar wird.

Was Excel wirklich gut kann

Ehrlicherweise gehört das an den Anfang, weil es die Grenzen erst einordnet:

• Keine Einstiegshürde. Keine Lizenz zu beschaffen, keine Schulung, keine Einführung.
• Beliebige LV-Strukturen. Jede noch so eigenwillige Gliederung eines Auftraggebers lässt sich abbilden.
• Transparente Rechenwege. Man sieht, wie eine Menge zustande kommt – zumindest solange die Formel steht.
• Universeller Austausch. Kein Empfänger muss etwas installieren.
• Volle Kontrolle. Nichts passiert im Hintergrund.

Diese Eigenschaften sind real und werden von Fachsoftware oft schlechter gelöst, als deren Anbieter zugeben. Wer sie leichtfertig aufgibt, tauscht ein bekanntes Problem gegen ein unbekanntes.

Die Forschungslage: Tabellen enthalten Fehler

Zur Fehleranfälligkeit von Tabellenkalkulationen gibt es seit den 1990er-Jahren systematische Forschung, und die Ergebnisse sind bemerkenswert konsistent.

Panko fasste 2005 sieben Prüfungen operativ genutzter Tabellen zusammen: In 94 Prozent der insgesamt 88 untersuchten Tabellen fand sich mindestens ein Fehler, die durchschnittliche Zellfehlerrate lag bei 5,2 Prozent. Eine spätere Untersuchung der Tuck School of Business an 50 real eingesetzten Tabellen bestätigte die 94 Prozent, kam aber über 270.722 Formeln zu einer deutlich niedrigeren Zellfehlerrate von 1,79 Prozent – und zu 0,87 Prozent, wenn man nur Fehler mit tatsächlich falschem Ergebnis zählt.

Die ehrliche Lesart ist also nicht „jede zweite Zelle ist falsch“. Sie lautet: In nahezu jeder gewachsenen Tabelle steckt mindestens ein Fehler, und bei einigen tausend Formeln sind es einige Dutzend.

Zwei Detailbefunde sind für das Aufmaß besonders relevant.

Erstens war in der Tuck-Untersuchung die häufigste Fehlerart das sogenannte Hard-Coding – eine Zahl, die fest in eine Formel getippt wird, statt auf eine Zelle zu verweisen. Auf diesen Typ entfielen rund 38 Prozent aller Fehlervorkommen. Die meisten davon lieferten noch kein falsches Ergebnis, werden aber zur Falle, sobald sich der Wert ändert. Beim Aufmaß ist das Muster vertraut: Ein Abzug oder Zuschlag landet als feste Zahl in der Formel, weil es schneller geht, und wird bei der nächsten Änderung vergessen. Noch einen Schritt weiter geht, wer eine Summenformel gleich ganz mit dem Wert aus der Bauleitersitzung überschreibt. Die Formel ist danach weg. Die Zelle sieht unverändert aus.

Zweitens finden Menschen solche Fehler schlecht. In Experimenten, in denen Testpersonen Tabellen gezielt nach eingebauten Fehlern durchsuchten, fanden Einzelne im Schnitt nur 50 bis 60 Prozent davon. Eine Tabelle „noch mal durchzuschauen“ ist damit keine verlässliche Kontrolle.

Wo Excel strukturell an Grenzen stößt

1. Fehler bleiben stumm

Eine Fachsoftware kann eine Position nicht ohne zugehörige LV-Nummer anlegen, keine Menge ohne Einheit speichern, keinen Melder einer Meldergruppe zuordnen, die es nicht gibt. Eine Tabelle lässt das alles zu – sie prüft von sich aus nichts. Der Fehler äußert sich nicht beim Eintragen, sondern erst, wenn der Auftraggeber die Rechnung prüft.

2. Mehrere Personen, eine Datei

Sobald Bauleitung, Monteur und Büro gleichzeitig am selben Aufmaß arbeiten, beginnt das bekannte Muster: gesperrte Dateien, parallele Kopien, am Ende Aufmass_final_v3_KORREKTUR_neu.xlsx. Gleichzeitiges Bearbeiten über Cloud-Speicher funktioniert bei einfachen Listen und wird unzuverlässig, sobald komplexere Formeln oder Makros im Spiel sind. Welche Version die richtige ist, weiß am Ende niemand sicher.

3. Keine belastbare Nachvollziehbarkeit

Nach VOB/B § 14 ist prüfbar abzurechnen, und die für die Abrechnung notwendigen Feststellungen sind dem Fortgang der Leistung entsprechend möglichst gemeinsam vorzunehmen. Ein gemeinsames Aufmaß braucht also ein Datum, die Namen der Beteiligten und die Gewissheit, dass der festgestellte Stand später nicht unbemerkt verändert wurde.

Eine Tabelle kann das nur eingeschränkt leisten. Excel aus Microsoft 365 zeigt bei gemeinsam bearbeiteten Dateien in OneDrive oder SharePoint zwar an, wer wann welche Zelle geändert hat – aber nur, solange alle Beteiligten eine dafür geeignete Excel-Version nutzen: Eine einzige Bearbeitung mit einer älteren Kaufversion leert diese Änderungsliste. Auch die Versionshistorie eines Cloud-Speichers hilft nur begrenzt weiter – sie zeigt Dateistände, keine fachlichen Vorgänge. Dass ein Stand gemeinsam festgestellt oder an den Auftraggeber übergeben wurde, weiß die Tabelle nicht, und nichts hindert daran, ihn danach noch zu ändern.

4. Belege lassen sich nicht sinnvoll anhängen

Gerade bei verdeckten Leistungen ist die Fotodokumentation der eigentliche Beweis. In einer Tabelle gibt es dafür keinen guten Ort: Eingebettete Bilder sprengen die Dateigröße, verknüpfte Bilder brechen, sobald der Ordner verschoben wird. In der Praxis landen die Fotos deshalb in einem Parallelordner – und die Zuordnung zur Aufmaßzeile existiert nur im Kopf desjenigen, der sie gemacht hat.

5. Jedes Projekt ist eine Insel

Jede Baustelle bekommt ihre eigene Datei, häufig mit einer eigenen Struktur, weil jeder Bauleiter seine Vorlage weiterentwickelt. Nach zwei Jahren existieren ein Dutzend zueinander inkompatible Varianten.

Fragen über Projekte hinweg lassen sich damit nicht beantworten: Wie viele Meter in Funktionserhalt haben wir dieses Jahr verbaut? Wie entwickeln sich unsere Nachtragsquoten? Welche Positionen führen regelmäßig zu Rückfragen? Die Daten wären vorhanden – nur nicht auswertbar.

6. Die Erfassung passiert nicht dort, wo gemessen wird

Excel auf dem Tablet oder Telefon ist mühsam. Real wird deshalb auf Papier notiert und später abgetippt. Das kostet doppelte Zeit, erzeugt Übertragungsfehler und – gravierender – verzögert die Erfassung. Bei Leistungen, die kurz darauf hinter einer Decke verschwinden, ist genau diese Verzögerung das eigentliche Risiko.

7. Keine Schnittstellen zur Abrechnungswelt

Fordert der Auftraggeber eine Datenübergabe im GAEB- oder REB-Format, endet Excel. Die Formate lassen sich nicht sinnvoll von Hand erzeugen. Wer sie liefern muss, braucht ein Werkzeug, das sie beherrscht – oder einen Dienstleister, der konvertiert.

Woran man die Grenze erkennt

Statt einer pauschalen Empfehlung hilft eine einfache Prüfung. Je mehr Punkte zutreffen, desto klarer ist der Fall:

• Am selben Aufmaß arbeiten mehr als zwei Personen.
• Das Projekt hat mehrere Bauabschnitte oder läuft über mehr als ein Jahr.
• Ein relevanter Teil der Leistung ist nach kurzer Zeit nicht mehr sichtbar.
• Zur Abrechnung gehört Fotodokumentation als Nachweis.
• Der Auftraggeber verlangt GAEB oder REB.
• Es gibt regelmäßig Streit über Mengen in der Schlussrechnung.
• Dieselbe Art Projekt wiederholt sich – und mit ihr dieselbe Fleißarbeit.

Trifft keiner dieser Punkte zu, ist Excel wahrscheinlich das richtige Werkzeug. Treffen vier oder mehr zu, arbeitet man gegen das Werkzeug an.

Die Zwischenstufen

Zwischen „Tabelle“ und „Fachsoftware“ liegt mehr, als die Diskussion meist zulässt:

Disziplinierte Tabellen. Eingabe- und Berechnungsbereiche trennen, Berechnungszellen per Blattschutz sperren, Datenüberprüfung für Einheiten und LV-Nummern einsetzen, eine verbindliche Firmenvorlage pflegen. Das beseitigt einen großen Teil der Hard-Coding-Fehler und kostet nichts außer Konsequenz.

Excel-Aufsätze. Add-Ins erweitern die vertraute Oberfläche um Aufmaß-Logik und Formatschnittstellen. Der Vorteil liegt auf der Hand: Die Bedienung bleibt bekannt. Die Grenzen bleiben allerdings dieselben, wo sie in der Dateinatur begründet sind – Mehrbenutzerbetrieb, Änderungsverfolgung und Belegverwaltung werden dadurch nicht besser.

Eigenständige Fachsoftware. Löst die strukturellen Punkte, verlangt dafür Einarbeitung, Geld und die Bereitschaft, sich auf einen vorgegebenen Ablauf einzulassen.

Welche Stufe angemessen ist, hängt weniger von der Unternehmensgröße ab als von der obigen Prüfliste.

Fazit

Excel ist beim Aufmaß nicht das falsche Werkzeug – es ist ein Werkzeug mit einem klar beschreibbaren Einsatzbereich. Innerhalb dieses Bereichs ist es schnell, flexibel und billiger als alles andere.

Außerhalb davon entstehen die Probleme leise: als überschriebene Formel, die niemand bemerkt, als dritte Dateiversion, als Foto ohne Zuordnung, als Menge, die sich ein halbes Jahr später nicht mehr belegen lässt. Keiner dieser Fehler fällt beim Arbeiten auf. Alle fallen bei der Prüfung der Schlussrechnung auf.

Der richtige Zeitpunkt für die Frage nach dem Werkzeug ist deshalb nicht der, an dem die Tabelle bricht – sondern der, an dem man merkt, dass man sie zusammenhält.

---

Die zitierten Untersuchungen stammen aus der Spreadsheet-Fehlerforschung: R. Panko, „What We Know About Spreadsheet Errors“ (überarbeitete Fassung 2005), S. Powell, K. Baker und B. Lawson, „Errors in Operational Spreadsheets“, Journal of Organizational and End User Computing 21(3), 2009 (Tuck School of Business), sowie Experimente zur Fehlersuche, u. a. Galletta u. a. (1993). Dieser Beitrag gibt einen fachlichen Überblick und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.